ZAG-Erlaubnisverfahren und BaFin-Zulassung

Komplexes ZAG-Erlaubnisverfahren: Häufige Fehler und Probleme bereits bei der Antragstellung

Das Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) regelt die Erbringung von Zahlungsdiensten und das E-Geld-Geschäft in Deutschland, der stets ein ZAG-Erlaubnisverfahren auf Erteilung einer solchen BaFin-Zulassung vorauszugehen hat, sofern die einzelnen Zahlungsdienstleistungen erlaubnispflichtig sind und keiner ZAG-Ausnahme unterfallen.

Unternehmen, die Zahlungsdienste anbieten oder E-Geld ausgeben möchten, benötigen mithin eine Erlaubnis der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin), bei der der Weg zu deren Erlangung und damit zur BaFin-Zulassung jedoch regelmäßig sehr komplex, aufwendig und voller tatsächlicher und rechtlicher Fallstricke ist.

Dieser Beitrag richtet sich an Unternehmen, die eine solche ZAG-Erlaubnis anstreben. Er zeigt auf, welche Anforderungen erfüllt werden müssen, welche typischen Fehler bei der Antragstellung auftreten und warum eine anwaltliche Begleitung in diesem Prozess unverzichtbar ist.

Wer braucht eine ZAG-Zulassung und muss das ZAG-Erlaubnisverfahren durchlaufen?

Unternehmen, die Zahlungsdienste wie Überweisungen, Zahlungsauslösedienste oder das E-Geld-Geschäft anbieten möchten, benötigen eine behördliche Erlaubnis (BaFin-Zulassung), der das bereits erwähnte ZAG-Erlaubnisverfahren vorgeschaltet ist, in dem die BaFin nicht nur das Geschäftsmodell, sondern auch die organisatorische, finanzielle und personelle Ausstattung des Antragstellers prüft.

Betreibt der Antragsteller Zahlungsdienstleistungen ohne die vorhergehende BaFin-Zulassung und ohne die korrekte Antragstellung im ZAG-Erlaubnisverfahren, drohen ihm empfindliche Sanktionen bis hin zur Untersagung seiner Geschäftstätigkeit.

Ablauf des BaFin-Erlaubnisverfahrens

Vorbereitungsphase für die BaFin-Zulassung

Bereits vor der Antragstellung ist eine intensive Vorbereitung erforderlich, zu der vor allem Folgendes gehört:

• Eine rechtzeitig begonnene vollständige Analyse des Geschäftsmodells und dessen Zuordnung zu den relevanten Erlaubnistatbeständen ist elementar für die sich anschließende Zusammenstellung sämtlicher Antragsunterlagen im ZAG-Erlaubnisverfahren.
• Die Erstellung eines vollständigen Antragsdossiers ist essentiell.
• Frühzeitig sollte mit der Abstimmung unter den Gesellschaftern und ebenfalls mit Banken, IT-Dienstleistern und weiteren Beteiligten begonnen werden.
• Die interne Vorbereitung dauert in der Regel zwei bis vier Monate, was bei der zeitlichen Planung bereits im Vorfeld entsprechend berücksichtigt werden sollte.

Das eigentliche ZAG-Erlaubnisverfahren: Einreichung des Antrags und Prüfung durch die BaFin

Nach Einreichung des Antrags auf Erteilung der BaFin-Zulassung im ZAG-Erlaubnisverfahren beginnt die formale Prüfung durch die BaFin. Die gesetzliche Frist zur Entscheidung beträgt drei Monate, allerdings erst ab dem Zeitpunkt, an dem alle erforderlichen Unterlagen vollständig vorliegen.

In der Praxis fordert die BaFin regelmäßig Nachbesserungen, was die Frist u.U. sogar erheblich verlängert. Insgesamt sollte mit einer Verfahrensdauer von sechs bis zwölf Monaten oder sogar deutlich mehr gerechnet werden.

Kosten der BaFin-Zulassung

Die Erteilung einer Erlaubnis ist gebührenpflichtig. Mit einzukalkulieren sind darüber hinaus interne und externe Kosten wie beispielsweise für folgende Dienstleistungen und Maßnahmen:

• Erstellung der Antragsunterlagen
• IT- und Compliance-Maßnahmen
• Abschlussprüfer
• Interne Revision
• Rechtsberatung

Anforderungen an den Antrag auf BaFin-Zulassung

Ein vollständiger Antrag im ZAG-Erlaubnisverfahren muss zahlreiche Informationen und Nachweise enthalten sowie umfangreiche Anforderungen erfüllen, von denen die wichtigsten die folgenden sind:

Unternehmensdaten

• Rechtsform (z. B. GmbH, AG)
• Satzung oder Gesellschaftsvertrag
• Handelsregisterauszug
• Angaben zu Sitz, Hauptverwaltung und Ansprechpartnern
• Angaben zu früherer Beaufsichtigung oder Regulierung

Geschäftsmodell

• Detaillierte Beschreibung der angebotenen Zahlungsdienste
• Darstellung der Geldflüsse (inkl. Diagramm)
• Verträge mit Partnern, Banken, Zahlungsdienstleistern
• Rahmenvertragsentwürfe mit Kunden
• Angaben zu Betriebsstätten und Nebendienstleistungen
• Angaben zu geplanten Tätigkeiten in anderen EU-/Drittstaaten
• Absicherung bei Zahlungsauslösediensten und Kontoinformationsdiensten (z. B. Berufshaftpflichtversicherung)

Wirtschaftliche Verhältnisse

• Geschäftsplan mit Budgetplanung für drei Jahre
• Planbilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen
• Nachweis des Anfangskapitals:
  • 20.000 € für Finanztransfergeschäfte
  • 50.000 € für Zahlungsauslösedienste
  • 125.000 € für sonstige Zahlungsdienste
  • 350.000 € für E-Geld-Institute
• Berechnung der Eigenmittelanforderungen nach allen drei Methoden der ZIEV
• Angaben zu Gewinnabführungsverträgen

Sicherungsanforderungen

• Darstellung der Absicherung von Kundengeldern:
  • Zwingend erforderlich ist hier die Einrichtung eines klassischen Treuhandkontos unter Einhaltung des Trennungs-, Sicherungs- und Vermischungsverbots.
  • Alternativ bieten sich eine Versicherung oder eine Garantie an.
• Vertragsentwürfe mit Kreditinstituten oder Versicherern
• Verwaltungs- und Kontenabstimmungsprozesse
• Maßnahmen zur Sicherstellung der Einhaltung von Artikel 10 PSD2

IT und Sicherheit

• Maßnahmen zur Vermeidung und Meldung von Sicherheitsvorfällen
• Schutz sensibler Zahlungsdaten (Zugriffsrechte, Logging, Monitoring)
• Notfall- und Wiederanlaufpläne (BCM/DRP)
• Erfassung statistischer Daten zu Leistungsfähigkeit, Geschäftsvorgängen und Betrugsfällen
• Sicherheitsstrategie mit Risikobewertung und Kontrollmaßnahmen
• Beschreibung der IT-Systemarchitektur und unterstützender Systeme
• Zugriffsrechte, Authentifizierungsverfahren, Transaktionsanalysen

Unternehmenssteuerung und Compliance

• Organigramm und Aufbauorganisation
• Interne Kontrollmechanismen
• Risikomanagementsysteme
• Geldwäscheprävention:
  • Risikoanalyse
  • KYC-Prozesse
  • Verdachtsmeldungen
  • Bestellung eines Geldwäschebeauftragten
  • Schulungskonzepte

Personal und Geschäftsleitung

• Angaben zu Geschäftsleitern (Lebenslauf, Zuverlässigkeit, fachliche Eignung)
• Angaben zu weiteren verantwortlichen Personen
• Nachweise über Leitungserfahrung und Fachkenntnisse
• Angaben zu Nebentätigkeiten und Beteiligungen

Inhaberkontrolle

• Offenlegung qualifizierter Beteiligungen
• Angaben zu natürlichen und juristischen Personen mit Beteiligung
• Nachweise zur Zuverlässigkeit, finanziellen Situation und Motivation der Inhaber
• Beteiligungsstruktur und wirtschaftlich Berechtigte
• Finanzierungsquellen der Beteiligung

Häufige Fehler und Probleme bei der Antragstellung im ZAG-Erlaubnisverfahren

Trotz guter Vorbereitung kommt es in der Praxis im ZAG-Erlaubnisverfahren immer wieder zu Verzögerungen und Rückfragen aufgrund von Fehlern und Problemen im Rahmen der Antragstellung, zu deren häufigsten die folgenden zählen:

Unvollständige Anträge

Fehlende Unterlagen oder unklare Angaben führen fast immer zu Nachforderungen und Rückfragen, denn die BaFin erwartet eine strukturierte und vollständige Darstellung aller relevanten Aspekte.

Unstrukturierte Darstellung

Ein unübersichtlicher Antrag erschwert die Prüfung, was sich bereits dadurch besser kontrollieren lässt, dass die Gliederung des Antrags an der Struktur des § 10 ZAG und den EBA-Leitlinien ausgerichtet wird und zudem alle Unterlagen eindeutig referenziert und sortiert sind.

Fachjargon ohne Erläuterung

Insbesondere bei technischen Geschäftsmodellen wie FinTechs ist es wichtig, Fachbegriffe zu erklären, denn die BaFin prüft nicht nur juristisch, sondern auch und gerade wirtschaftlich und technisch und nicht jeder der dortigen Prüfer ist ein IT-Experte.

Fehlende interne Abstimmung

Ein Antrag kann nur erfolgreich sein, wenn alle Beteiligten, namentlich die Geschäftsleitung, IT-Abteilungen, Compliance und Finanzen, eng zusammenarbeiten und der Antrag eben nicht nur „nebenbei“ erstellt worden ist.

Unterschätzte Inhaberkontrolle als Teil der BaFin-Zulassung

Die Anforderungen an Gesellschafter und Investoren sind hoch; fehlende Nachweise zur Zuverlässigkeit oder Herkunft der Mittel führen für sich bereits zu Verzögerungen oder auch Antragsablehnungen.

Unklare oder widersprüchliche Angaben im Geschäftsmodell

Wenn die Beschreibung der Zahlungsdienste, der Geldflüsse oder der Vertragspartner nicht schlüssig ist oder sich widerspricht, führt das zwangsläufig zu Rückfragen, wie beispielsweise bei unzureichend erläuterten Sicherungsmaßnahmen (z. B. bei Treuhandkonten), die eine häufige Fehlerquelle sind.

Fehlende oder unzureichende IT-Dokumentation

Die Anforderungen an IT-Sicherheit, Datenzugriffsrechte, Monitoring und Notfallpläne sind hoch. Unvollständige oder oberflächliche Angaben zu IT-Systemen, Authentifizierungsverfahren oder Sicherheitsstrategien führen regelmäßig zu Beanstandungen oder Antragsablehnungen.

Mangelhafte Darstellung der Geldwäscheprävention

Die BaFin erwartet ein vollständiges und wirksames AML-Konzept. Fehlende Risikoanalysen, unklare Zuständigkeiten oder unzureichende Schulungskonzepte werden regelmäßig beanstandet.

Unzureichende Darstellung der internen Kontrollmechanismen

Die Beschreibung der internen Kontrollsysteme, der Compliance-Strukturen und der Risikosteuerung muss konkret und nachvollziehbar sein. Allgemeine Aussagen ohne Bezug zum konkreten Geschäftsmodell reichen nicht aus.

Empfehlungen für eine erfolgreiche Antragstellung

• Beginnen Sie frühzeitig mit der Planung und stellen Sie ein interdisziplinäres Projektteam zusammen.
• Nutzen Sie die Merkblätter der BaFin als Aufsichts- und Kontrollbehörde und die EBA-Leitlinien als Strukturhilfe.
• Bereiten Sie alle Unterlagen vollständig und nachvollziehbar auf.
• Kommunizieren Sie frühzeitig mit der BaFin, was insbesondere bei komplexen oder innovativen Geschäftsmodellen zu empfehlen ist.
• Ziehen Sie erfahrene Rechtsanwälte hinzu, um rechtliche Risiken zu minimieren und den Prozess zur Erlangung der BaFin-Zulassung effizient zu gestalten.

Fazit und rechtsanwaltliche Dienstleistungen im ZAG-Erlaubnisverfahren

Das ZAG-Erlaubnisverfahren zur Erlangung einer BaFin-Zulassung nach dem ZAG ist kein reiner Formalakt, sondern ein anspruchsvolles Prüfverfahren mit insgesamt sehr hohen Anforderungen, umfangreich einzureichenden Unterlagen und einer sehr detaillierten Prüfung der Antragsunterlagen und Informationen durch die BaFin.

Die BaFin versteht eben – und das sollte man wörtlich nehmen – keinen Spaß, wenn es um die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen und der weiteren Anforderungen geht, welche die BaFin selbst in ihren zahlreichen auf ihrer Homepage veröffentlichten Merkblättern im Einzelnen niedergelegt hat.

Wer sich frühzeitig professionell beraten lässt, kann typische Fehler im Antragsverfahren vermeiden, das Verfahren so beschleunigen und die Erfolgschancen damit auch noch deutlich erhöhen. Eine solche fundierte rechtliche Begleitung ist mithin auch kein Luxus, sondern eine Investition in einen erfolgreichen Markteintritt, denn schon kleinere Fehler im Antrag oder der Kommunikation mit der BaFin führen meist zu Verzögerungen, Mehrkosten oder gar zur Ablehnung.

Unsere Rechtsanwälte und Fachanwälte sitzen in Köln, beraten und vertreten Sie bundesweit in allen Angelegenheiten rund um das Thema BaFin-Zulassung und ZAG-Erlaubnisverfahren.

Wir verfügen über jahrzehntelange Erfahrung und Kompetenz und begleiten Sie und Ihr Unternehmen vertrauensvoll und diskret gegenüber der BaFin. Dabei verfügen wir gleichermaßen über gesellschaftsrechtliche und steuerrechtliche Erfahrung und Kompetenz, die für die ordnungsgemäße Antragstellung ebenfalls zwingend erforderlich sind.